各学院：
为促进博士研究生的国际交流与合作，开拓博士研究生国际学术视野，培养博士研究生科研创新能力，提高博士研究生培养质量，现开展2024年博士生参加高水平国际学术会议资助项目申报工作，相关事项通知如下:
一、申请要求
（一）申请人须为我校全日制非定向在读博士研究生；
（二）申请人应为第一作者（或导师第一作者,申请人为第二作者，且作者署名单位为湖南大学）撰写与学位论文研究相关的学术论文或摘要，投稿本学科领域权威的国际学术会议并被录用，且通过线上或线下参与的方式在该会议上做口头报告;
（三）所参加会议应在本年度举行，须列入《湖南大学高水平国际学术会议目录》。
二、资助范围
项目资助经费根据会议举办地、参会形式和会议预算等核定，可用于报销项目录取人员在参加学术会议期间的往返旅费、会议注册费、签证相关费用及住宿费等。线上形式开展的会议，资助范围为论文注册费。
三、申请与资助程序
（一）学生申请
1.《湖南大学博士研究生高水平国际学术会议资助项目申请表》；
2.论文录用函或大会邀请函（明确论文已被接收、明确参会形式为Oral Presentation）；
3.会议背景资料、官方会议日程安排表（官方会议日程首页和记载申请者口头宣读时间的对应页）。如无官方日程安排表，提交情况说明；
4.拟发表论文全文（摘要）。
（二）学院审核推荐
学院及时对申请材料进行审核，对博士生所申请参加的国际学术会议主题、论文录用函或大会邀请函、在所属领域的会议级别等情况进行认定。
学校每月接受一次项目申报，学院应于每月（暑假顺延）15日前将推荐人员汇总表和申请人材料提交至研究生院。
（三）研究生院审批
研究生院对学院提交的申请资料进行审核，确定项目录取人员并核定资助金额。
（四）参会与结项
博士生参加国际学术会议前，根据各学院和国际合作与交流处要求，办理相关审批手续（http://wsc.hnu.edu.cn/info/1145/2695.htm）。
博士生参加完线上国际会议后，向研究生院提交电子版总结资料至邮箱：peiyangban@hnu.edu.cn，总结材料包括《湖南大学博士研究生高水平国际学术会议资助项目总结报告》、正式邀请函、论文录用情况证明、申请者宣读论文时间安排表、会议网址以及在线参会截屏及个人做报告截屏等（请将参会照片放入word文档并进行相应的文字说明）。
研究生院审核同意后，博士生持相关审批件及票据至所在学院办理报账手续，费用报销标准按照学校计划财务处规定执行。
四、其他事宜
1.各学院、导师应积极支持博士生参加高水平国际学术会议。鼓励有条件的学院和导师给予配套资助。
2.请各学院对照湖南大学高水平国际学术会议目录，梳理更新相关学科专业领域高水平国际学术会议目录，于9月2日前将更新目录提交研究生院审核备案。
3.项目按照《湖南大学博士研究生高水平国际学术会议资助项目管理办法》（湖大研字[2014]37号）及其他相关规定执行。
五、联系方式
联系人:罗老师
联系电话：0731—88822824
办公地点：研究生院培养办公室（研究生楼D栋406）
联系邮箱：peiyangban@hnu.edu.cn
附件：
1.湖南大学博士研究生高水平国际学术会议资助项目申请表
2.湖南大学博士研究生国际高水平会议项目学院汇总表
3.湖南大学博士研究生高水平国际学术会议资助项目管理办法
4.湖南大学高水平国际学术会议目录
5.湖南大学博士研究生高水平国际学术会议资助项目总结报告
研究生院
2024年7月17日
